MICROSOFT 365
Hệ thống Microsoft 365
- Hướng dẫn truy cập và cài đặt Office 365
- ĐĂNG NHẬP Microsoft 365 và sử dụng các ứng dụng Word, Excel, Microsoft Teams trực tuyến
- CÀI ĐẶT OFFICE 365
- Quản trị tài khoản Office 365
- Hướng dẫn sử dụng OneDrive
- UPLOAD TẬP TIN VÀ THƯ MỤC
- DOWNLOAD TẬP TIN VÀ THƯ MỤC
- QUẢN LÝ TẬP TIN VÀ THƯ MỤC
- CHIA SẼ TẬP TIN VÀ THƯ MỤC
- XEM TẬP TIN THƯ MỤC ĐƯỢC CHIA SẼ
- NHIỀU NGƯỜI DÙNG TƯƠNG TÁC CÙNG MỘT THỜI ĐIỂM
- ĐỒNG BỘ ONEDRIVE VỚI MÁY TÍNH CÁ NHÂN
- Hướng dẫn sử dụng Microsoft Forms
- TRUY CẬP VÀO FORMS
- TẠO LẬP FORMS
- CÀI ĐẶT FORM: PHÂN QUYỀN, SẮP XẾP CÂU HỎI NGẪU NHIÊN, THỜI GIAN BẮT ĐẦU, KẾT THÚC...
- Hướng dẫn sử dụng OneNote
- TẠO MỚI NOTEBOOK(Sổ tay)
- THÊM SECTION VÀ TRANG (Add page)
- THÊM LIÊN KẾT(LINK) VÀO TRANG
- THÊM HÌNH ẢNH VÀO TRANG
- THÊM TẬP TIN VÀO TRANG
- Hướng dẫn sử dụng Planner
- Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams
Hướng dẫn truy cập và cài đặt Office 365
ĐĂNG NHẬP Microsoft 365 và sử dụng các ứng dụng Word, Excel, Microsoft Teams trực tuyến
Bước 1: Mở trình duyệt truy cập vào link https://office.com chọn Sign in để đăng nhập bằng tên tài khoản và mật khẩu đã được cấp.
Bước 2: Chọn Apps --> chọn ứng dụng cần sử dụng như Outlook, Work, Excel, PowerPoint hay Teams.... để sử dụng trực tuyến.
CÀI ĐẶT OFFICE 365
Bước 1: Mở trình duyệt truy cập vào link https://office.com chọn Sign in để đăng nhập bằng tên tài khoản và mật khẩu đã được cấp.
Bước 2: Chọn Apps --> chọn Install apps --> chọn Microsoft 365 apps
Bước 3: Chọn Install Office để tải phần mềm về thư mục Download
Bước 4: Tại thư mục Download chạy tập tin OfficeSetup vừa tải về để tiến hành cài đặt Office 365
Bước 5: Tiến trình cài đặt Office 365 tự động thực hiện.
- Tiến trình cài đặt hoàn tất.
Bước 6: Sau khi cài đặt xong, mở một ứng dụng bất kỳ, có thể là Word, Excel hoặc PowerPoint đều được. Office 365 sẽ yêu cầu kích hoạt bản quyền. Nhập tên tài khoản đã được cấp và nhấn Next để tiếp tục.
Bước 7: Cửa sổ kế tiếp nhập tên tài khoản, password và nhấn Sign in để đăng nhập kích hoạt.
Bước 8: Sau khi kích hoạt thành công, nhấn OK để tiếp tục
Quản trị tài khoản Office 365
THAY ĐỔI MẬT KHẨU
Bước 1: Để thay đổi mật khẩu hiện tại, chọn vào tài khoản --> chọn view account
Bước 2: Chọn Change password để tiến hành đổi mật khẩu.
Bước 3: Hệ thống yêu cầu xác thực qua Microsoft Authenticator --> Mở ứng dụng Microsoft Authenticator trên điện thoại và nhập số hiển thị trên trình duyệt.
Bước 4: Nhập mật khẩu với --> chọn Submit để hoàn tất thay đổi mật khẩu.
QUÊN MẬT KHẨU - LẤY LẠI MẬT KHẨU
Bước 1: Chọn Forget nếu quên mật khẩu.
Bước 2: Nhập mã bảo mật như trong hình hiển thị --> chọn Next
Bước 3: Chọn Sent Notification để gửi đến app Microsoft Authenticator trên điện thoại.
Bước 4: Mở Microsoft Authenticator trên điện thoại xác thực số như trên màn hình xuất hiện.
Bước 5: Nhập mật khẩu mới --> chọn Finish để hoàn tất.
Hướng dẫn sử dụng OneDrive
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây có thể hoạt động trên nhiều hệ điều hành. OneDrive for Business cung cấp cho người dùng 1 TB lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ lưu toàn bộ hình ảnh, video và các tài liệu quan trọng tại một không gian, đồng thời có thể truy cập dữ liệu từ nhiều thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại chạy trên các hệ điều hành như Windows, Mac, Windows Phone, iOS, Android và Xbox.
Người sử dụng OneDrive có thể cộng tác trực tuyến với 5 người cùng lúc thông qua tính năng Office Online để dễ dàng chia sẻ và làm việc cùng nhau trên Word, Excel, PowerPoint, thậm chí là OneNote Online.
Các chức năng của OneDrive:
- Upload tập tin và thư mục.
- Download tập tin và thư mục.
- Chia sẻ tập tin và thư mục.
- Cho phép nhiều người dùng tương tác trên 1 tập tin cùng thời điểm.
UPLOAD TẬP TIN VÀ THƯ MỤC
Bước 1: Upload tập tin và thư mục: chọn Apps --> chọn ứng dụng OneDrive
Bước 2: Chọn My files --> Create or Upload
Bước 3: Chọn Files upload hoặc Folder upload
Bước 4: Chọn file hoặc folder cần tải lên --> chọn Open
- Kết quả tập tin đã được tải lên OneDrive
DOWNLOAD TẬP TIN VÀ THƯ MỤC
Bước 1: Chọn đến tập tin hoặc thư mục cần download từ OneDrive --> chọn Download
- Kết quả file đã được tải xuống.
Bước 2: Thực hiện tương tự cho các tác vụ Copy Link, Delete, Move to, Copy to và Rename.
QUẢN LÝ TẬP TIN VÀ THƯ MỤC
Bước 1: Để tạo mới thư mục chọn Create or Upload --> chọn Folder để tạo thư mục
Bước 2: Nhập tên cho thư mục --> Create
Bước 3: Kết quả thư mục LAB đã được tạo ra.
Bước 4: Khởi tạo tập tin theo định dạng Word document thư mục LAB
Bước 5: Kết quả đã có 1 tập tin theo định dạng Word được tạo ra.
CHIA SẼ TẬP TIN VÀ THƯ MỤC
Bước 1: Để chia sẻ tập tin hay thư mục, chọn Share.
Bước 2: Điền email của người muốn chia sẻ tập tin hoặc thư mục --> phân quyền truy cập vào tập tin hoặc thư mục
- Can edit: cho người dùng chỉnh sửa nội dung.
- Can review: Chỉ xem không được chỉnh sửa nội dung
- Can't download: Chỉ xem không được download tập tin hoặc thư mục.
Bước 3: Chọn Send để gửi đến người cần chia sẻ. Trường hợp muốn chia sẻ cho tất cả mọi người không cần đăng nhập thì chọn biểu tượng cài đặt như hình bên dưới.
Bước 4: Chọn Anyone : dành cho tất cả đối tượng không cần đăng nhập --> chọn Apply.
- Phân quyền truy cập tập tin và thư mục.
- Cài đặt thời gian hết hạn của link chia sẻ
- Cấu hình mật khẩu khi truy cập.
Bước 5: chọn Copy link --> gửi link đã copy cho tất cả mọi người.
XEM TẬP TIN THƯ MỤC ĐƯỢC CHIA SẼ
Bước 2: chọn tập tin được chia sẻ để xem nội dung hoặc chỉnh sửa nội dung.
NHIỀU NGƯỜI DÙNG TƯƠNG TÁC CÙNG MỘT THỜI ĐIỂM
Tương tác là tính năng nổi bật của Office 365. Trên một tập tin được chia sẻ, người dùng không cần phải gửi tài liệu qua lại bằng mail. Người dùng có thể dễ dàng thêm, trả lời, theo dõi và cập nhật tài liệu trên một phiên bản. Các tập tin luôn được cập nhật, vì vậy mọi người đều được tiếp cận với phiên bản có nội dung mới nhất. Office 365 hỗ trợ tối đa 05 người cùng làm việc trên 1 tập tin cùng một thời điểm. Các bước thực hiện:
Bước 1: Tài khoản A chia sẻ cho tài khoản tập tin là Document.docx
Bước 2: Tài khoản B chọn tập in cần chỉnh sửa --> Soạn văn bản cùng thời điểm với người tài khoản B.
- Lưu ý: Văn bản được lưu trực tuyến liên tục. Nếu tài khoản B xóa các dòng thông tin trên văn bản thì tài khoản A sẽ không còn thấy dữ liệu các dòng văn bản đó.
ĐỒNG BỘ ONEDRIVE VỚI MÁY TÍNH CÁ NHÂN
Bước 1: Chọn biểu tượng Windows 
Bước 2: Chọn OneDrive
Bước 3: Đăng nhập vào OneDrive bằng tài khoản trường UMT cung cấp.
- Sau khi đăng nhập bằng ở máy tính xuất hiện thư mục OneDrive – xxxxxx tương tự như OneDrive trên giao diện web.
Lưu ý: Mỗi tài khoản OneDrive được sử dụng 1 TB dữ liệu và để sử dụng tối đa tài nguyên trên OneDrive ta có thể cài đặt cho một số thư mục chỉ định đồng bộ hoặc không đồng bộ với máy tính cá nhân.
Bước 4: Chọn tab Account --> Choose folders --> Chọn hoặc bỏ chọn các thư mục cần đồng bộ, sau đó chọn OK
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Forms
TRUY CẬP VÀO FORMS
Bước 1: Đăng nhập vào trang chủ trang chủ https://office.com.
Bước 2: Chọn Apps --> chọn All apps
Bước 3: chọn Forms
TẠO LẬP FORMS
Bước 1: Chọn New Quiz hoặc New Form
Bước 2: Điền thông tin về Quiz và mô tả. Chọn Quick start with.
Bước 3: Chọn các loại chức năng câu hỏi như bên dưới
- Choice: Phục vụ cho các câu hỏi dạng Multiple choices hoặc câu hỏi dạng Check-box. Nhập câu hỏi cần hỏi (1). Chọn hình ảnh muốn xuất hiện trong câu hỏi (2). Nhập các lựa chọn trả lời bên dưới. Để thêm lựa chọn, nhấn Add option (3). Cho phép người trả lời chọn nhiều câu trả lời, bật Multiple answers (4). Nếu muốn câu hỏi ở dạng bắt buộc thì bật Required (5). Nhấn nút … (7) để có các tùy chọn khác như Subtitle, Shuffle options….
- Text: Phục vụ cho các câu hỏi dạng Tự luận. Ở đây Forms hỗ trợ Long answer (1) được dùng cho các câu trả lời dài như viết đoạn văn. Ngoài ra, có thể nhấn ... (2) để có thêm các tùy chọn câu trả lời chỉ chứa số, thỏa mãn các điều kiện, giới hạn…
- Rating: Phục vụ cho các câu hỏi về đánh giá theo các mức độ 1-10 (1). Microsoft Forms hỗ trợ biểu tượng hình sao (Star) hoặc số (Numbers) cho loại đánh giá này (2). Có thể nhấn … để có thêm lựa chọn định nghĩa mức 1 Star/ 5 Star và chức năng khác (3).
- Date: Phục vụ cho việc thu thập dữ liệu liên quan đến ngày tháng như hỏi về ngày tháng năm sinh.
- Ranking: Tạo câu hỏi dành cho người trả lời sắp xếp các lựa chọn theo thứ tự ưu tiên hoặc mức độ quan trọng.
Bước 4: Chọn Preview để xem lại forms
Bước 5: Chọn Style để thay đổi giao diện
CÀI ĐẶT FORM: PHÂN QUYỀN, SẮP XẾP CÂU HỎI NGẪU NHIÊN, THỜI GIAN BẮT ĐẦU, KẾT THÚC...
Bước 1: Sau khi soạn thảo xong forms, chọn Settings để cài đặt phân quyền
Bước 2: Có 2 lựa chọn
Chọn Anyone can respond là cho phép bất kì ai truy cập link vào forms
chọn Only people in my organization can respond là người trong tổ chức có email @st.umt.edu.vn.
Bước 3: Option for responses
- Accept responses: Lựa chọn này cho biết Form có thể nhận phản hồi không. Điều này có nghĩa là ta có thể tạo Form trước, nhưng không cho người xem trả lời Form.
- Start Date: Thiết lập ngày bắt đầu cho trả lời Form.
- End Date: Thiết lập hạn chót cho Form.
- Shuffle questions: Sắp xếp câu hỏi theo thứ tự ngẫu nhiên mỗi lần vào Form.
- Customize thank you message: Soạn nội dung cám ơn người làm khảo sát
Hướng dẫn sử dụng OneNote
OneNote như một quyển sổ tay là nơi có thể lưu trữ thông tin và các ghi chú – mọi thứ cần ghi nhớ và quản lý.
OneNote dễ sắp xếp, chia sẻ và có khả năng tìm kiếm nhanh.
Chức năng của OneNote:
- Tạo hoặc chèn thông tin vào sổ tay.
- Cộng tác với người khác trong sổ tay dùng chung.
- Phân biệt nội dung ghi chú bằng cách sử dụng thẻ và tô sáng.
- Truy nhập thông tin, dữ liệu cập nhật từ hầu hết mọi thiết bị.
TẠO MỚI NOTEBOOK(Sổ tay)
Bước 1: Mở OneNote --> chọn File --> New
Bước 2: Chọn nơi có thể lưu Notebooks (Ví dụ: OneDrive) hoặc trên máy tính cá nhân (This PC).
Bước 3: Sau khi lưu thành công, sẽ thấy Section mới tạo được
Bước 4: Mặc định section mới là trang trắng, nếu thích trang trí có thể chọn các mẫu có sẵn trong một trang mới bằng cách chọn Insert -> Page Templates.
THÊM SECTION VÀ TRANG (Add page)
Section trong OneNote giống như các thẻ màu chủ đề trong sổ tay giấy. Không như giấy, OneNote cho phép tạo ra nhiều section trong một sổ tay (Notebook). Để thêm Section ta thực hiện như sau:
Bước 1: Click chuột phải vào bất kỳ thẻ nào (section) trên cùng của trang chọn New Section
Bước 2: Nhập tiêu đề cho section mới và nhấn Enter. Để thay đổi vị trí giữa các section, nhấn giữ chuột trái vào một Section bất kỳ và kéo đến vị trí mong muốn.
Trong một section có nhiều trang (Page) tùy nhu cầu người sử dụng và mục đích công việc. Để thêm trang làm như sau:
Bước 3: chọn vào Add page (1) nằm phía bên phải trang
Bước 4: Nhập tiêu đề vào phần Header (2) cho trang sau đó nhấn Enter. Để thay đổi vị trí giữa trang, nhấn giữ vào trang bất kỳ cần thay đổi và kéo đến vị trí mong muốn.
Nhập hoặc xóa ghi chú, gán thẻ cho ghi chú:
OneNote cho phép chọn bất cứ nơi nào trong khung soạn thảo (1) và bắt đầu nhập dữ liệu (2), (3).
Nhấn giữ chuột trái mũi tên màu xám như trong hình và di chuyển đến vị trí mong muốn (4).
THÊM LIÊN KẾT(LINK) VÀO TRANG
Thêm liên kết (link) vào ghi chú: khi gõ một đoạn văn bản mà OneNote nhận ra dưới dạng một liên kết thì nó sẽ tự động định dạng như một đường link. Ví dụ như khi nhập https://office.com vào ghi chú, OneNote sẽ chuyển thành một kết nối, khi bấm vảo kết nối này sẽ mở trang web Office trong trình duyệt. Có thể thêm link vào trong phần ghi chú (bao gồm cả chữ, hình ảnh, đến những trang khác và section) với các bước như sau:
Bước 1: Chọn đoạn chữ hoặc hình ảnh muốn thêm link
Bước 2: Chọn Insert --> Link
Bước 3: Trong hộp thoại ink, nhập đường dẫn link kết vào phần Address --> OK.
Kết quả:
THÊM HÌNH ẢNH VÀO TRANG
Bước 1: Chọn bất kỳ trang nào, chọn vị trí muốn thêm hình vào
Bước 2: Chọn Insert -->
+Screen Clipping: để chụp một phần màn hình máy tính để
+Pictures: Để thêm một file hình được lưu trên máy tính hoặc online.
- Form file: thêm hình được lưu trên máy tính.
- Form Camera: thêm
- Form Online
Bước 3: Trong hộp thoại chọn hình --> Insert.
Kết quả:
THÊM TẬP TIN VÀO TRANG
Bước 1: Thêm tập tin vào ghi chú chọn Insert --> File Attachment --> chọn file cần đính kèm --> Insert.
Hướng dẫn sử dụng Planner
Planner là một ứng dụng hữu ích giúp quản lý công việc, quản lý kế hoạch theo cách đơn giản, dễ tương tác với một giao diện gọn gàng, hợp lý.
Chức năng của Planner:
- Tạo kế hoạch mới, xây dựng nhóm, phân công tác vụ và cập nhật trạng thái.
- Đính kèm tập tin vào các tác vụ, phối hợp thao tác trên tập tin.
- Hoạt động trên nhiều thiết bị.
- Thông báo email.
TRUY CẬP PLANNER
Bước 1: Vào trang chủ https://office.com đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản trường cấp --> chọn Apps --> All apps --> chọn Planner.
Bước 2: Giao diện Planner
KHỞI TẠO PLANNER
Bước 1: Chọn My Plans --> chọn New plan --> chọn Simple Plan Templates có sẵn hoặc chọn Basic để tạo kế hoạch.
Bước 2: Chọn Use Template
Bước 3: đặt tên kế hoạch --> chọn Create
Chức năng trong plan.
(1) Backlog: Đây là nơi chứa tất cả các ý tưởng hoặc công việc chưa được ưu tiên thực hiện ngay. Giống như một danh sách "để làm sau"
Khi nào thêm task vào đây?
- Khi bạn mới nghĩ ra một công việc nhưng chưa xác định thời điểm thực hiện.
- Khi chưa có đủ thông tin hoặc chưa được phê duyệt để bắt đầu.
(2) Up next: Đây là danh sách các công việc đã được ưu tiên và sẽ thực hiện sớm (thường là trong sprint hoặc tuần tới)
Khi nào thêm task vào đây?
- Khi công việc đã rõ ràng, có deadline, và bạn dự định làm trong thời gian gần.
(3) In Progress: Các công việc đang thực hiện ngay lúc này.
Khi nào thêm task vào đây?
- Khi bạn bắt đầu làm việc thực tế trên task.
(4) Blocked: Công việc bị tạm dừng vì gặp vấn đề hoặc phụ thuộc vào người khác.
Khi nào thêm task vào đây?
- Khi bạn không thể tiếp tục do thiếu thông tin, chờ phê duyệt, hoặc gặp lỗi.
Bước 4: Đặt deadline và assign người thực hiện để theo dõi.
(1) Assign: Đây là nơi gán người thực hiện cho task. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều thành viên trong nhóm để chịu trách nhiệm
(2) Progress: Trạng thái công việc:
- Not started (chưa bắt đầu)
- In progress (đang thực hiện)
- Completed (hoàn thành)
Start date: Ngày bắt đầu công việc (có thể để trống nếu chưa xác định)
(3) Priority: Mức độ ưu tiên:
- Urgent (khẩn cấp)
- Important (quan trọng)
- Medium (trung bình)
- Low (thấp)
(4) Due date: Hạn chót hoàn thành task
Bucket : (Up next, Backlog, In progress, Blocked): Chọn đúng cột theo trạng thái công việc
(5) Checklist: Liệt kê các hạng mục nhỏ thực hiện và tick chọn hạng mục trong danh sách các bước nhỏ cần thực hiện để hoàn thành task.
Kết quả:
THÊM THÀNH VIÊN THAM GIA
Bước 1: Chọn view and add members
Bước 2: Nhập thông tin thành viên vào group để tạo nhóm
Bước 3: chọn Create group
Thêm thành viên vào kế hoạch thay thế đường truyền Internet.
Kết quả: đã thêm được thành viên demo.123 vào kế hoạch.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams
Microsoft Teams là nền tảng cộng tác trực tuyến cho phép trò chuyện nhóm (group chat), họp trực tuyến, cuộc gọi video và chia sẽ tệp... Người dùng có thể làm việc trực tiếp trên tài liệu Microsoft Office, tích hợp với Microsoft Graph và nhiều ứng dụng khác. Teams hỗ trợ tối ưu hóa cho từng mục đích làm việc, giúp nâng cao hiệu quả và bảo mật trong môi trường doanh nghiệp.
CÀI ĐẶT MICROSOFT TEAMS
Bước 1: Truy cập vào link để tải Microsoft Teams: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/download-app
Bước 2: Chọn Download Microsoft Teams for Windows --> chọn MSTeamsSetup để bắt đầu cài đặt.
Tiến trình cài đặt bắt đầu.
KHỞI TẠO NHÓM (Teams)
Bước 1: chọn Teams --> Create a new team khởi tạo nhóm mới.
Bước 2: Chọn Basic team
Bước 3: chọn Use this Template
Bước 4: Chọn Private cho nhóm riêng cần phân quyền mới có thể truy cập.
Chọn Public cho phép tất cả mọi thành viên trong tổ chức có quyền truy cập.
Bước 5: Điền tên nhóm --> chọn Creat
Bước 6: nhập email address bên ngoài tổ chức nếu muốn mời tham gia --> Add
Kết quả:
THÊM THÀNH VIÊN VÀO NHÓM
Bước 1: Chọn biểu tượng ... chọn Add member
Bước 2: Chọn thành viên tham gia vào nhóm --> nhập email @st.umt.edu.vn --> chọn tài khoản cần thêm vào nhóm --> Add
Phân quyền: chọn Member nếu là thành viên không có quyền cài đặt
chọn Owner nếu muốn thành viên có quyền cài đặt (toàn quyền)
Bước 3: chọn Manage Team --> chọn Members để xem kết quả thành viên vừa thêm.
