# Phân hệ Phòng Công tác sinh viên

# KHỞI TẠO SỰ KIỆN (GENERAL)

**Bước 1**: Vào menu chọn **News & Event** => chọn **Events** => chọn **Add**

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/DRqZRiohJ7G8QtJM-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/DRqZRiohJ7G8QtJM-image.png)

**Bước 2**: Chú ý các tab thông tin

**General**: Thông tin cơ bản của sự kiện

**Website**: Đường link sự kiện, hình ảnh đại diện và nội dung mô tả sự kiện

**Sessions**: Các phiên làm việc trong một sự kiện

**Registration**: Danh sách người đăng ký tham gia sự kiện

**Registration Response**: Danh sách các kết quả khảo sát (nếu có) từ người đăng ký sự kiện trong trường hợp sự kiện có dùng các custom field để thu thập thêm thông tin người dùng

**Check-ins:** Danh sách người đến dự sự kiện

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/NUKAQkh8fImmcfaw-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/NUKAQkh8fImmcfaw-image.png)

**Bước 3.1**: Tab **General**:

- Phần <span style="color: rgb(35, 111, 161);">**Key Information**</span>:

**<span style="mso-no-proof: yes;">Name</span>**<span style="mso-no-proof: yes;">: Tên sự kiện</span>

**Type**: Loại sự kiện

**Category**: Phân loại sự kiện

**Originated**: Đơn vị tổ chức

**Audiencetype:** Sự kiện trong nước hay có tính quốc tế

**Audiences**: đối tượng được đăng ký tham dự sự kiện

**Feature event**: Đây có phải là sự kiện nổi bật ở UMT

**Enable multi-attendee**: Có cho phép người đi cùng với người đăng ký sự kiện không?

**Allow anonymouse registrations:** Có cho phép đăng ký tham gia mà không cần đăng ký trên website

**Registration end date**: Ngày kết thúc đăng ký

**Closed Message:** Thông báo khi sự kiện đã qua ngày đăng ký

**Behavior Score**: Sự kiện này có tính điểm rèn luyện không?

**Tags**: thẻ phân loại

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/sOLI1Ykx01VGB7to-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/sOLI1Ykx01VGB7to-image.png)

- Phần **<span style="color: rgb(35, 111, 161);">Location</span>**:

**Maximum event capacity**: Sức chứa tối đa của sự kiện. Dùng để giới hạn người đăng ký sự kiện

**Campus**: Campus nơi tổ chức sự kiện

**Location**: Địa điểm

**Building**: Tòa nhà

**Room**: Phòng tổ chức

**Layout**: Khu vực tổ chức

**Other address:** Địa điểm khác (Trường hợp chỉ muốn nhập một địa chỉ duy nhất. Áp dụng với các sự kiện đi bên ngoài như tham quan một địa điểm, công ty,…)

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/LReH2MawJj9HAeJf-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/LReH2MawJj9HAeJf-image.png)

- Phần <span style="color: rgb(35, 111, 161);">**Schedule**</span>:

**<span style="mso-no-proof: yes;">Start date:</span>**<span style="mso-no-proof: yes;"> Ngày giờ bắt đầu</span>

**<span style="mso-no-proof: yes;">End date: </span>**<span style="mso-no-proof: yes;">Ngày giờ kết thúc</span>

**<span style="mso-no-proof: yes;">Timelines: </span>**<span style="mso-no-proof: yes;">Thêm nhiều lịch trình theo các mốc thời gian ấn định trước</span>

<span style="mso-no-proof: yes;"><span style="mso-tab-count: 1;"> </span>Start: Thời gian bắt đầu</span>

<span style="mso-no-proof: yes;"><span style="mso-tab-count: 1;"> </span>End: Thời gian kết thúc</span>

<span style="mso-no-proof: yes;"><span style="mso-tab-count: 1;"> </span>Description: Nội dung</span>

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/GUteAwf2STt0Nth7-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/GUteAwf2STt0Nth7-image.png)

- Phần <span style="color: rgb(35, 111, 161);">**Custom Registration Field**</span>:

<span style="mso-no-proof: yes;">Nhấn **Add new**</span>

**<span style="mso-no-proof: yes;">Order: </span>**<span style="mso-no-proof: yes;">Vị trí câu khác sát trên form đăng ký</span>

**<span style="mso-no-proof: yes;">Form Field</span>**<span style="mso-no-proof: yes;">: Lựa chọn câu khảo sát ở ngân hàng câu khảo sát (Custom Fields)</span>

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/M0IuYc1HEo33S6UC-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/M0IuYc1HEo33S6UC-image.png)

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/SP7eUz7dx6XIBn8Q-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/SP7eUz7dx6XIBn8Q-image.png)

- Phần <span style="color: rgb(35, 111, 161);">**Speaker**</span>:

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Aptos',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Aptos; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: EN-US; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Nhấn **Add new** để thêm diễn giả</span>

**<span style="mso-no-proof: yes;">Speaker ID</span>**<span style="mso-no-proof: yes;">: Lựa chọn diễn giả trong danh sách diễn giả có trên hệ thống. Nếu chưa có thì tạo mới ở mục </span>[**<span style="mso-no-proof: yes;">Event Settings</span>**](#_Di%E1%BB%85n_gi%E1%BA%A3)

**Start Date**: Ngày giờ bắt đầu diễn thuyết của diễn giả tại sự kiện.

**End Date:** Ngày giờ kết thúc diễn thuyết của diễn giả tại sự kiện.

**Description:** Mô tả khác

Nhấn **Save** để thêm diễn giả vào sự kiện. Một sự kiện có thể thêm nhiều diễn giả, các diễn giả được thêm ở mục General là cơ sở để phân bổ vào các Sessions (phiên làm việc) ở Tab Sessions

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/72HxchgtLEKsqDVU-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/72HxchgtLEKsqDVU-image.png)

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/RZRU7dUStC6qb09A-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/RZRU7dUStC6qb09A-image.png)

<p class="callout success"><span style="font-size: 12.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Times New Roman',serif;">Sự kiện sau khi **Save** sẽ ở trạng thái draft, nhấn nút **Publish**<span style="mso-no-proof: yes;"><span style="mso-spacerun: yes;"> </span>để hiển thị sự kiện ở trang. Nhấn **Unpublish**<span style="mso-spacerun: yes;"> </span>khi muốn tắt hiển thị sự kiện.</span></span></p>

# CÀI ĐẶT XUẤT BẢN SỰ KIỆN LÊN TRANG EVENT (WEBSITE)

**Bước 3.2**: Tab **Website**:

**Event Url:** Đường dẫn website (hệ thống tự động tạo)

**Readable Event ID:** Tên gợi nhớ của sự kiện (duy nhất). Được sử dụng để tối ưu SEO

**Short Description**: Mô tả ngắn về sự kiện. Mô tả này được sử dụng khi hiển thị ở chia sẻ (Share), thêm vào lịch (Calendar), …

**<span style="mso-spacerun: yes;"> </span>Banner (1280x450):** Hình đại diện của sự kiện, hình hiển thị chính. Hình ảnh này có kích thước tối thiểu 1280 x 450px (pixel) để đảm bảo chất lượng tốt nhất.

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">***\*<span style="font-size: 12pt; line-height: 107%; font-family: 'Times New Roman', serif;">Chú ý</span>***</span>

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">*<span style="font-size: 12pt; line-height: 107%; font-family: 'Times New Roman', serif;">- Hình ảnh cần giảm kích thước đến mức tối thiểu nhất để đảm bảo tốc độ tải trang. Tối ưu nhất hình ảnh dưới 400kb.</span>*</span>

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">*<span style="font-size: 12pt; line-height: 107%; font-family: 'Times New Roman', serif;">-</span> <span style="font-size: 12pt; line-height: 107%; font-family: 'Times New Roman', serif;">Trường hợp nội dung được sao chép (copy) từ các trình soạn thảo văn bản như Word, hoặc các website khác, thì khi paste (dán) vào nội dung ở mô tả thì cần xóa định dạng. Để thực hiện việc này, chọn nội dung cần xóa định nhấn =&gt; nhấn vào **icon** <span style="mso-no-proof: yes;">![](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/SZyXIomr76KZgdEf-embedded-image-rkmhpln8.png)</span>các nội dung sẽ trở về trạng thái mặc định. Sử dụng các công cụ sẵn có ở khung nhập liệu để định dạng lại nội dung mong muốn.</span>*</span>

**Description:** Nội dung chi tiết sự kiện.

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/mQnJaOhccDgvjLwX-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/mQnJaOhccDgvjLwX-image.png)

=&gt; <span style="mso-no-proof: yes;">Nhấn nút **Save** để lưu thông tin</span>

# CÀI ĐẶT PHIÊN LÀM VIỆC (SESSION)

**Bước 3.3**: Tab **Session**:

- <span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Aptos',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Aptos; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: EN-US; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA;">Thêm phiên làm việc</span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Aptos',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Aptos; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: EN-US; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA;">Chọn **Add new**</span>

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/2AdB6IHjbnhMFI8l-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/2AdB6IHjbnhMFI8l-image.png)

**Name**: Tên chuyên đề

**Type**: Loại chuyên đề

**Session objectives**: Mục tiêu chuyên đề

**Session prerequisite**: Điều kiện tiên quyết cần có (không bắt buộc)

**Schedule**: thời gian diễn ra chuyên đề

<span style="mso-tab-count: 1;"> </span>Start date: Ngày giờ bắt đầu

<span style="mso-tab-count: 1;"> </span>End date: Ngày giờ kết thúc

**Location**: Địa điểm diễn ra chuyên đề (Áp dụng khi có một chuyên đề tổ chức khác nơi diễn ra sự kiện)

**Session summary**: giới thiệu ngắn về chuyên đề

**Description**: Mô tả chi tiết về chuyên đề

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/Nvw4N9khkvEs4eCg-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/Nvw4N9khkvEs4eCg-image.png)

- Thêm diễn giả cho chuyên đề bằng cách chọn mục **Speakers.** Nhấn nút **Add new** =&gt; làm tương tự page **Website**

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/Dl74w23xk4HCrQ6n-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/Dl74w23xk4HCrQ6n-image.png)

# CÀI ĐẶT DANH SÁCH ĐĂNG KÝ SỰ KIỆN (REGISTRATION)

**Bước 3.4**: Tab **Registration**:

- Danh sách người dùng đăng ký tham gia sự kiện

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/7KTlHFLDnnpmq3ov-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/7KTlHFLDnnpmq3ov-image.png)

- Thêm thủ công một người tham dự:

Nhấn vào nút **Add**

**Primary Role:** Đây là Student, Faculty, Parents, Staff, Pupil, Journalist hay Anonymous. Trường hợp là Student UMT thì lựa chọn danh sách sinh viên để hệ thống tìm đúng thông tin sinh viên có trên hệ thống SIS

**Name**: Họ tên người tham dự

**Phone**: Số điện thoại

**Email**: Email

Nhấn **Save Changes** để thêm đăng ký mới

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/941idF6BtJtVeMpP-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/941idF6BtJtVeMpP-image.png)

**Bước 3.5**: Tab **Registration Response**:

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/SFeWp33eh0XElXPr-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/SFeWp33eh0XElXPr-image.png)

Danh sách các câu trả lời của người đăng ký tham gia sự kiện (trường hợp sự kiện có các câu hỏi khảo sát custom field).

Nhấn nút **Export**<span style="mso-no-proof: yes;"><span style="mso-spacerun: yes;"> </span>để tải danh sách kết quả khảo sát.</span>

# CÀI ĐẶT DANH SÁCH THÀNH VIÊN ĐĂNG KÝ

**Bước 3.6**: Tab **Check-ins**:

- Danh sách những thành viên đã đăng ký sự kiện và đã Check-ins thành công tại sự kiện.

Việc check-ins tại sự kiện có thể thực hiện theo các cách thức sau:

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">- </span></span>Quét mã QR tại sự kiện để Check-ins

\- Xuất trình mã QR khi đăng ký sự kiện (gửi qua email) để người tổ chức sự kiện xác nhận (Dùng các thiết bị scan mã QR để check -ins)

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/n7uxRCOJSngXYpBg-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/n7uxRCOJSngXYpBg-image.png)

- Thêm thủ công:

Nhấn vào nút **Add**

**Check-in Time:** Thời gian đến sự kiện

Registration: Mã đăng ký sự kiện (Mã này được gửi đến người đăng ký qua email dưới dạng QR Code)

[![image.png](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/gNO0B6W1GK4oqN6h-image.png)](https://kb.umt.edu.vn/uploads/images/gallery/2025-12/gNO0B6W1GK4oqN6h-image.png)

<span style="mso-no-proof: yes;">Nhấn **Save Changes** để tạo Check-ins</span>